文档索引和为何重要

身为企业领袖,你理解准确、可靠和易获取信息是贵组织的生命线锐化决策 更好的客户服务 和更有效的成本控制 都取决于数据质量

今天,强新扫描抓取技术比任何时候都容易实现记录数字化智能公司知道数据只有由真正需要者组织并访问时才能使用

文档数据库索引化将数据转换为可用信息,使您能高效定位并检索扫描文档中的信息深入研究关键文档管理过程 并研究企业如何最佳利用

可见可用数据库索引

数据需要同时可见并可用于计算机系统需要精确数据扫描和有效数据库索引解锁实值公司信息数字转换没有索引是不完整的,索引不数字化内容是不可能实现的依次考虑这两个过程

文档扫描

文档扫描生成原创文档静态照片或图像。这可能是 JPEG、TIFF或PDF图像商业文档扫描时,服务器上保存为图像文件文件名,但别无计算机系统识别的其他识别信息搜索并检索图像的能力略限文件名

需要更多技巧数字化化视觉信息由实战提取原始数据文件内容可用计算机系统存储、搜索和检索索引化还被称为数据提取或捕获

文档索引化

开始将物理文档转换为数字记录后,索引化是通向综合文档管理解决方案的下一步文档扫描令计算机系统可见文档或更精确数据库索引化使此信息可用性

索引化使你有能力快速地对扫描文档中的信息进行有意义的搜索通过文档扫描整理数据并编成结构化数据库表以驱动业务进程

bob沙巴体育信息数字化的唯一方法 由人手输入数据bob综合体育软件下载今日ILM公司使用先进技术实现相同结果或优分段时间技术包括:

最优效果是ILM综合电子扫描和人工检查,以尽量减少人与机误差

将纸文档转换为数字文件时按键决策信息需要在数据库中索引使用典型数据点包括:

  • 手机号
  • 客户号
  • 地址处理
  • 日期显示
  • 名和名
  • 账号
  • 发票号
  • 顺序号
  • 关键字描述符

文档管理公司像ILM可以帮助你判断数据点与索引结构关系最大然后设计索引数据结构优化满足业务需求例举 :

  • 计费时,发票可按发票号或商家整理
  • 人事部门使用名和姓,并使用日期
  • 医学和牙科记录参考保单号或病人出生日期

文档索引如何工作

确定理想数据库索引架构需要对主键列、表列、排序顺序和树索引作出深思熟虑的判定索引设计师也需要决定他们想如何引用扫描过程捕获的数据有几种方法做到这一点

全文本索引

全文索引要求系统为文档记录的每一字创建引用当它提供强软处理能力时,结果量可能不如查找你所寻找的确切信息有用。

现场索引

现场索引中包含对业务很重要的标准系统可搜索此表查找关键信息,如名称、日期或账号高标准数据系统理想

建文档索引工作

文档数据库索引化将确定您的员工访问所需资料的易易易程度关键结构覆盖索引 实现目标实现查询优化需要考虑:

  • 确切地说,你的终端用户会是谁这可能包括客户服务助手、应付账款工作人员、人事或账务管理员、部门主管等
  • 平衡易用性与灵活处理权
  • 包括用户定义选项搜索记录全文和索引化字段
  • 行业和法律信息存取标准,如HIPA
  • 联邦和州安全隐私条例和指南

经验计数建立索引可驱动效率和生产率增益,无论记录数目多寡值得咨询文件管理专家bob综合体育软件下载ITMCorporation提供50多年经验开发索引系统79bob手机板 产业界

文件提取和索引化的好处

有效文档索引系统适当实施后为贵组织提供一系列清晰和可计量的收益

查找信息快速

识别并创建索引 信息最相关(通称元数据)这有助于确保快速高效数据检索提供安全易用门户 快速搜索检索

改善文档管理

从物理文档存储和检索信息是一个耗时繁复过程适当数字化和索引化时,检索和分享文档文件很简单团队用不着人工查找物理文档中的信息

增强安全

设计索引系统保护隐私并增强安全限制信息存取仅限终端用户需求或密码保护敏感类别外包数字化专业文档管理公司以确保扫描过程安全

启动兼容性

专业化文档管理系统可帮助改善记录跟踪和信息访问控制trimming托管链和记录存取更容易审计帮助组织提高行业、州和联邦文档安全规范的合规性,包括:

  • HIPA
  • NARA和M-19-21
  • SOC1和SOC2
  • 联邦安全设施认证
  • ISO9001

减少存储成本

保存楼面空间和顶层,破碎纸记录或移入安全场外存储减少专用安全现场存储区的开支

最小化环境影响

改善公司碳足迹以更好地配合本地和州环境指南通过消除现场存储器优化办公空间将允许你降低电费少处理纸会减少垃圾回收效果更多文档数字化使工作人员更容易远程工作,进一步减少办公间接费用

免费Up员工

更好地利用可用员工bob沙巴体育解放记录搜索累累和数据输入工作bob综合体育软件下载让你最好的人花更多时间做他们最擅长的事 通过外包记录扫描和索引像ILMCorporation这样的可靠文件管理伙伴

生成商业智能

智能索引匹配业务模型比快速搜索并改进客户服务更多精确、可靠和完全可搜索信息是生成销售线索或识别营销机会的伟大工具

基于高质量信息的商业分析也可以提供宝贵的战略洞察力。它可以帮助你发现契机 识别对业务模式的威胁 并做出更好 更及时的决定

数字邮件机集成

数字邮箱越来越多的组织转向分布式、混合式或完全远程工作数字邮箱扫描邮件、UPS/FedEx交付、发票和保险索赔

有效文档扫描和索引系统内心数字收发室

文档管理系统建立后,您可以在单服务器上管理通信和其他数字化文档

ILM提供全外包数字寄件室管理解决方案按需定制并特写:

  • 邮件转发
  • 全集成扫描和索引函数
  • Lockbox支付处理服务
  • 寄送传真处理
  • 电子邮件处理

ILM外包数字寄件室解决方案罐头帮助远程工并释放现场工作人员和资源

LM:文档扫描索引伙伴

bob综合体育软件下载ILM公司头儿外包文件管理服务综合外部文件扫描操作、专用应付账款服务以及完全综合数字收发机解决方案-我们可以帮助你满足需求

与ILM合作文档索引时,选择拥有数十年文档管理经验的公司开发全定制索引系统79bob官方下载 从技术创业到大型政府国防机构我们提供:

  • 实时访问您的文件,因为它们通过安全在线门户索引化
  • 增强数据质量标准以确保最大数据精度和净度
  • 清除复杂文档监管链增强数据安全
  • 高质量数据在预算内按时交付

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