身为企业老板或管理者,你可能知道企业每月用多少纸打印文件-和纸张成本停止计算打印相关费用时, 包括墨水、员工时间、资源以及存储打印文档专用空间, 成本会成倍增长 。

正因如此,许多企业通过迁移纸文档数字化来降低成本并提高效率安全性

开始启动

你可能想知道把纸文档转换为数字文件对业务是否合情合理,转换成本能否提供持续收益和节省

帮助判定值,第一步是计算数字存储量比实际空间多用

文档数字化时需要千兆字节存储空间

算法GB闪存盘,GB外部硬盘云存储.


我想和ILM谈文件数字化

数据存储转换计算实例

公司每日5天制作500份文件 保存7年需要900多文件柜数学解析

500文档x260天x7年

=

91万纸文档

91文件柜

内容910,000论文填充91文件柜可安装63CD如果您估计云存储量需要多少,则考虑每个文档的平均尺寸为50KB例子中总空间需求约45GB约44GB存储器很容易用外部硬盘处理如果公司维护自己的网站,你可能已经在使用服务器存储文件

表示不把空间用在文件柜上 公司所有数据都存储在一个服务器上 安全柜

与文件柜有限空间不同,数字存储容量常增加10%或更多,对成本影响小或零这使业务更灵活和省钱

找公司扫描文档 可不知道成本使用我们文档扫描计算器成本估计项目成本

规划数字存储右量

理解业务需求对指导项目和规划正确存储解决方案至关重要并支付更多你不需要的东西

数据存储太少可能导致低效率操作

存储量过大后 会花更多时间和钱 比获取、实施和维护最终无法服务业务的存储器

选择正确解决方案可能意味着小企业启动方式,即保留DVD或硬盘数据,并随着业务需求增长升级为更多存储器或服务器

工联团队可以与你合作 帮助确定最佳解决方案 满足你独有业务需求

移动纸张实现数字化的额外益处

除空间节省外,迁移纸文档还有许多其他好处考虑包括:

  1. 时间节省

    时间筛选归档柜隐藏成本存储打印文件即使是组织最周密文件 雇员查找并重归档文件所需时间加起来数据转换数字格式很容易数据库搜索,使雇员能即时检索节省时间和金钱的文件

  2. 增强存取控制安全

    电子数据存储简化访问控制安全流程安全性措施仍需彻底实施,但安全访问数字文件管理容易得多无物理密钥分发或专用安全归档室监控表示在丢失密钥时节省时间和钱,或雇员离开或新雇员受雇时重扣密钥
    数字文件仅限于那些有密码者提供管理员很容易即时更新或修改密码并限制员工访问文件-即使是在特定时段需要时
  3. 易数据备份和应急规划

    数据存储更容易备份和备灾报文丢失时,很少有备份存放到别处容积纸张成本成本昂贵 提供并维护专用二级空间在发生火灾或洪水等紧急情况时,在损坏发生前可能无法移动或安全纸张文件
    计数文件备份可存储云或场外服务器中,即使有紧急文件并打印文件在您的实体办公处被销毁,你仍可轻松休息,知道数字文件安全可靠
  4. 规管性遵规

    如果物理文档失密,企业收入和敏感信息会受到影响,这还可能导致法律后果。事实多产业有联邦规则管理数据存储方式正确数字存储系统安装更加安全,有助于确保遵守规则

谁需要电子数据存储

多数存储纸文档的企业都从转换数字中受益,使用形式数字化数据的任何企业都需要安全存储方式。常见例子包括:

  • 在线表格提交信息
  • 通过纸订单或电话输入客户数据
  • 发薪、税务和人力资源文档

几乎任何企业都可以从数字存储中受益,但在行业中非常常见,包括:

  • 医疗、牙科和保健
  • 保险局
  • 零售电子商务
  • 抵押贷款机构
  • 大学和学校
  • 商业和住宅实电

各类公司常常每天处理大量文档和数据,需要安全保存。网商会失去客户 如果买家信用卡信息不安全处理或失密医疗实践会遇到法律问题,如果病人数据丢失或非法存取

在某些情况下,地方或州法律和联邦法规规定数据必须保留一定时间对这些企业而言,正确的数据存储策略确保他们有能力保存适当记录,同时使用较少空间和资源

转换纸张数字

转换纸文件数字数据启动使用右设备扫描所有纸文档

完成后使用软件硬件维护数字数据

准备学习更多转换纸文件数字化时,我们可以帮助你清晰估计你需要多少数据存储量。甚至免费测试服务

常问问题

如何计算数据存储

公司每日5天制作50份文件 保存7年需要90多文件柜如果您估计云存储量需要多少,则考虑每个文档的平均尺寸为50KB例子中总空间需求约45GB

更多数字存储计算器存储联系ILM今天