记录留存指南企业、个人和会计公司

下图为个人、企业和会计公司设计图表大都可用作指南记录保留脱机并检查联邦、地方和州记录保留需求记录保留多方面细节,包括税务记录,见指南记录保留联邦规则规范中的要求,文件监督员或商务交换所提供出版物

项目
转发周期
事故报告和索赔(已解决案例)
7年
应付账项分类账和调度表
7年
会计师审核报告
永久化
银行对账
1yr
股本债券记录
永久化
现金书籍
永久化
图表账号
永久化
检验(取消,但见下面异常)
7年
检验(取消,重要支付即税务、购房、特殊合同等(查卷应提交基础事务文件)
永久化
合同和租约(过期)
7年
合同和租约仍然有效
永久化
通信通用
3yrs.
对应关系(仅法律和重要事务)
永久化
契约、按揭和销售单
永久化
复制存单
1yr
雇员人事记录(解职后)
3yrs.
就业应用
3yrs.
费用分析和费用分发调度
7年
报表(年终试算表)
永久化
通用Ledgers试算法
永久化
保单(过期)
3yrs.
保险记录、当前事故报告、索赔单、保单等
永久化
产品、材料和用品目录
7年
向客户开票
7年
供应商发票
7年
日志
永久化
董事和控股人分钟书籍,包括附则和章程
永久化
应收记账分类账和调度表
7年
工资记录和摘要
7年
零用金凭单
3yrs.
物理盘点标签
7年
工厂成本分类账
永久化
外部评估员评估财产
永久化
财产记录-包括成本、折旧储备、折旧时间表、蓝图和计划
7年
订购单
1yr
接收表
1yr
申购
7年
销售记录
3yrs.
雇员储蓄债券注册记录
7年
股票债券证书(撤销)
1yr
槽取表
7年
辅助分类账
7年
税务报表和工作表、税务代理报表和其他文档
永久化
时间书籍
7年
旁听器寄存器和调度
7年
担保支付商工等包括雇员和官员所有津贴和补偿
7年

IRS实践程序

销售和应收款

销售杂志
7yrs.
船票
3yrs.
应收账款分类账和试算
7yrs.
发票
7yrs.
无法收账并注销
7yrs.
过期合同和应收票据
7yrs.

购买和应付款

购买日记
7yrs.
提单
3yrs.
应付账项分类账和试算
7yrs.
订购单
3yrs.
支付帐单和凭证
7yrs.
过期采购合同
7yrs.

发薪

工薪杂志
7yrs.
时间卡
7yrs.
薪资报表
7yrs.
赋值和封装
3yrs.
表格W-4
7yrs.

会计公司

税务文件
内办公
存储器
现客户
3yrs.
永久化
前客户端
3yrs
7yrs.
工作纸文件
内办公
存储器
审计师报告汇编或审查
现客户
永久化
前客户端
3yrs
7年
通信文件
3yrs
7年

IRS实践程序

个体记录
保留周期
退税副本
6yrs.后归档
医疗帐单
6yrs.支付后
表格1099接收
6yrs.后接收
keogh语句
6yrs.keog终止后
IRA记录(可减不可减)
6yrs.后IRAExterio
贷款记录
6yrs.贷款支付后
保单
6yrs.过期后
大购收据
6yrs.购后
年终结中介报表
6yrs.后证券存
寄存证明
6yrs.成熟后
调度K-1从合伙公司或S公司
6yrs.处理后利息
住宅记录(撤销购买检查、大修维护)
永久化
生死证明
永久化
医疗记录
永久化
威尔斯
永久化
表W2接收
永久化
信任协议
永久化
详细金融资产清单
永久化
赡养费 监护婚前协议
永久化
军事论文
永久化
照片或贵重物品录影带
永久化

注释 :建立贸易、企业或投资资产基础或纳税人主居住地的文件自提交资产处置年份报税之日起保留六年

普通金融

股本记录
永久化
企业记录和分钟
永久化
产权和按揭
永久化
联邦、州和地方报税
永久化
固定资产记录和评估
永久化
会计审核报告
永久化
期中和年终财务报表和试算表
永久化
每月试算表
永久化

现金

现金收款支付
7yrs.
银行报表、注销检验单和存单
7yrs.
银行对账
7yrs.
零用金凭单
7yrs.

某些考量

以上信息原意为通用记录保留指南特定行业和州有自己的细微差别会影响最佳做法,所以你必须记住这些细节。此外,其他法律可能间接影响你持有某些文件多久这些因素都会影响文档管理方式和窗体文档成像并转换可能采取

产业定位

时间段需要保留某些记录取决于你所在行业以及作业状态深入了解这些可能如何影响文档管理需求,让我们举几个例子:

文档管理保健行业

医保行业需要妥善保存病人记录,尽管保存时间会不同在每个州都有某些条件保留医疗记录多长时间状态将决定你需要多长时间使这些记录供病人取用以及需要保存时间安全

公共学校系统文档管理

公办学校工作时间取决于文档类型和学区/州规程以学生IEP为例, 需要保留一定数年 后它活跃于大多数学校分页可保留几年至数十年学生离校后转至中心办公州和地方规则也各不相同。熟悉本地、州和联邦规范行业的法律对确定具体记录保留指南至关重要

赋税

履行赋税义务时,您需要保存您的金融交易异常良好的记录,包括数量、日期和每个交易的性质国税局有一定时间审核你,所以在为贵公司建立具体记录保留指南时记住这一点。退税表也应记录下来,通常最长六年后提交与税务有关的其他记录需要永久保存

责任问题

责任以多种形式出现 无论是税务责任 安全义务 管理策略 甚至日常操作虽然不可能在每个领域都出问题 几乎什么都有可能 产生公司责任

最小化自身在这些事件中的责任 部分保持清晰记录这些文件包括账号、应用书、发票、收据、其他事务记录、发薪单、退税单、W2s和几乎所有记录公司事件的其他文件没有良好的记录保存,贵公司易损

举个例子

假设你的客户对所服务有严重抱怨表示你本该修复ABC 服务从未按允诺交付尽管如此,他们支付你之后你否认他们的申述,他们控告你,并指控你诈骗

有正确文档记录交易与服务的每一阶段,它可提供一些可靠证据证明你无罪控件。帐单、发票和收据等项只是其中的一部分并保存服务本身记录 和客户与你签定的任何合同

确定文件需要保留多久时, 切记时效法很重要收费只能在一定时间段内提出,每个时间段都取决于所犯罪行,因此了解在什么时间段内可以提出什么指控会使你理解你需要保留某些记录的时间长度。各州对各种控件都有自己的限制规则,因此知道信息也会有帮助,特别是多州操作时。

当然,这只是个例子, 虽然你可能不会面对这样的场景, 但它总是一种可能性保存记录对贵公司安全至关重要 并尽量减少赔偿责任

对文档管理的影响

保留记录时,除行业、可能的负债和国税局外,还需要考虑多项因素并会影响存储空间需要多少 以容纳所有记录 以及空间组织与存取方式某些记录可能需要限制,而另一些记录一般对贵公司内部者开放(或在某些情况下对公众开放)。

将所有这些文档保留数年-或甚至永久化-象某些记录那样-对贵公司造成了巨大的压力需要空间保住所有你需要保护他们安全您想确保某些人访问并限制访问他人此外,它们需要容易检索,意义组织即关键需要循环正确处理时,不再需要保留文件,从而为新文档搭建空间都花时间和钱

文档成像转换和索引服务可帮助减轻文档管理恶梦的负担,降低到远为可控水平扫描、索引化和数字存储时,可容易搜索并易于一次性处理保护安全也成为焦点更集中、可管理的事情依据记录保留指南,不再需要保留某些文档时,很容易从最近文档中整理旧文档,使记录处置过程高效化

ILM拥有技术技能、经验与完整性,以确保文档以数字格式组织完善问题或关注今日联系.

文档数字化时需要千兆字节存储空间

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